Devenez Assistante Virtuelle

en quelques étapes

Travaillez à votre rythme, de chez vous.

Attention ces étapes ne sont pas exhaustives, mais seulement un guide pour vous aider à commencer votre projet.

Travailler à son compte, être indépendant(e), c’est super et comporte de nombreux avantages! Mais cela comporte, également, quelques éléments à ne pas négliger .

Votre champ d’expertise

Avant de se lancer en affaire, il est important d’apprendre à se connaître et faire le point sur quelques éléments clés qui permettront de cibler votre domaine d’expertise.

Faites une liste non exhaustive de vos compétences, vos qualités et vos expériences. Mettez tout ce qui vous vient en tête, mais soyez honnête avec vous-même.

Ciblez ensuite les activités et expériences que vous aimez ou avez aimé et que vous souhaiteriez intégrer à votre entreprise. Définissez, également, votre niveau d’expertise. Vous pouvez tout à fait intégrer un service dans un champ que vous ne connaissez pas, mais ne négligez pas les formations afin d’offrir un service de qualité à vos clients.

Votre Pourquoi. “Start With Why“.

En devenant Assistant(e) Virtuel(le), vous prenez la responsabilité de travailler pour vous-même, et donc de gérer une VRAIE entreprise. C’est du sérieux ! Trouver votre Pourquoi, vous permettra de comprendre la motivation qui vous anime pour réaliser votre projet. Si vous ne ciblez pas vos motivations, vous risquez d’abandonner dès les premiers obstacles. C’est une étape importante, alors n’hésitez pas à prendre le temps nécessaire pour répondre à cette question.

Votre Pourquoi à Vous.

Dans son livre « L’Autodiscipline pour les entrepreneurs », Martin Meadows énonce 3 types de motivation :

  • La motivation extrinsèque
    Elle correspond aux éléments motivants extérieurs comme par exemple les biens matériels (se procurer une grosse voiture, une belle maison, le téléphone dernier cri), s’offrir de magnifiques voyages, augmenter les zéros sur votre compte bancaire.
  • La motivation intrinsèque
    Elle correspond à vos motivations intérieures comme par exemple l’envie de défis, d’indépendance ou encore de liberté.
  • La motivation prosociale
    Elle correspond aux motivations sociales, c’est à dire le faire pour Toi, mais aussi trouver le bien qu’elle apportera aux autres.

Je vous recommande vivement de lire son livre « L’autodiscipline pour les entrepreneurs : Comment développer et maintenir l’autodiscipline en tant qu’entrepreneur », Martin Meadows, Auto-Édition, 2018 .

Le Pourquoi de votre entreprise

Le Pourquoi de votre entreprise est intimement lié à vous-même. Il est votre reflet, votre âme. Il ne s’agit pas juste d’offrir vos services à vos clients, mais de déterminer Pourquoi vous leur offrez ces services, et quelle est la valeur ajoutée de vos services.

Qu’est ce qui vous démarque de vos concurrents ? Trouvez votre valeur ajoutée qui fait que vos services seront privilégiés par vos clients.

Voici quelques pistes de solutions pour vous aider à définir votre Pourquoi. Identifiez et définissez :

  • vos valeurs (un noyau de 5 devrait suffire)
  • vos priorités d’entreprise
  • Vos objectifs sur le court, moyen et long terme
  • L’image que vous souhaitez refléter auprès de votre clientèle

Je vous encourage à visionner la conférence Ted de Simon Sineck sur Comment les grands leaders inspirent l’action.

Je vous mets également, un outil vous permettant de modéliser la structure de votre entreprise.

Business Model Canvas

La partie legal

Statut légale
Pensez à bien vérifier le statut de votre entreprise et les lois qui s’y référent, selon le pays ou la province où vous vivez.

Taxes
N’oubliez pas non de comptabiliser vos taxes ! Sachez qu’au Québec, un “petit fournisseur” n’est pas tenu de percevoir la TPS et la TVQ sur ses ventes tant que celles-ci ne dépassent pas 30 000 $ au cours d’un trimestre civil donné ou au cours des quatre trimestres civils qui le précèdent.1 Les lois ne sont pas identiques partout, renseignez-vous bien.

1 Source : « Taxe sur les produits et services (TPS) et taxe de vente du Québec (TVQ) ». In site Gouvernement du Québec, Entreprise Québec.

Contrats
Puisque vous offrez un service, il est important de fixer certaines règles, vos règles, entre vous et votre client. Même si je recommande fortement de valider vos contrats type avec un avocat, vous pouvez utilisez et ajuster des modèles disponibles via les sites internet.

Votre nom d’entreprise

Choisissez un nom pour votre entreprise. Cela peut-être votre prénom et nom de famille ou un acronyme ou un mot quel conque. Faites attention à ce que votre nom d’entreprise (S’il ne s’agit pas d’un prénom et/ou nom) soit en rapport avec votre activité pour mieux accrocher vos clients.

**Faites attention aux lois de votre pays ou province. Il peut arriver que certaines règles soient imposées selon la domiciliation du siège social de votre entreprise**

Vos clients

Prenez soin de vos clients car ceux sont eux qui parleront de vous. Soyez pro-actif(ve) et réactif(ve). N’hésitez pas à offrir des systèmes de parrainage.

Choisissez votre clientèle! Vous avez la chance d’être autonome et d’avoir le contrôle de votre entreprise. Faites attention à ne pas accepter tous mandats par désespoir et/ou peur de “perdre” le client. Il est parfois préférable de sous-traiter ou de le référez à un(e) collaborateur(rice) plutôt que de prendre le risque de ne pas satisfaire les attentes du client .

Votre organisation

En tant que travailleur(euse) indépendant(e), il est de votre devoir de trouver la meilleure organisation qu’il soit pour que vous ne vous retrouviez pas submergé. L’organisation est votre bête noire ? Pas de panique ! Il existe de nombreux outils et articles sur le sujet. Formez vous, allez à des conférences, lisez.

Votre matériel

Votre matériel dépendra de votre champ d’expertise. Cependant, en règle générale, un(e) assistant(e) virtuel(le) aura besoin d’un bureau, d’un écran, d’une ligne téléphonique, d’une connexion internet, du pack office. N’hésitez pas à investir dans certains logiciels qui vous permettront de répondre correctement aux besoins de vos clients. Faites attention tout de même à votre budget, et voyez s’il n’est pas préférable de sous-traiter ou déléguer le mandat à un(e) compère si la demande ne correspond pas à votre champ d’expertise.

Votre tarification

Que vous l’affichiez publiquement ou non, il est important d’établir votre propre grille de tarif. N’hésitez pas à vous renseigner auprès de vos concurrents pour vous donner une idée. Ajustez vos tarifs selon votre expertise.
Choisissez votre stratégie de tarification. Par exemple, vous pouvez avoir un taux horaire fixe, quelque soit le service que vous offrez, ou vous pouvez avoir un tarif selon le service proposé. C’est vous qui décidez !

Vos moyens de Paiement et factures

Déterminez vos moyens de paiements. Les choix sont nombreux, mais quelque soit le mode de paiement choisi, vous devez vous assurer de protéger vos intérêts ainsi que ceux de vos clients. Faites signer un formulaire, par exemple, lorsque vous prenez des renseignements bancaires, ou incluez une mention à vos contrats.

Soyez régulier(e) dans vos factures, et n’hésitez pas à y indiquer les différents moyens de paiements possibles, ainsi que le délai de réception du paiement.

Votre site web

Même si ce n’est pas obligatoire, il est recommandé d’avoir un site web pour votre entreprise. Votre site est votre vitrine, l’image visuelle de votre entreprise. Il est important d’y retrouver au minimum vos services, votre proposition de valeur et un moyen pour vos clients de vous contacter.

Vous pouvez dédier une page parlant de vous, votre expérience et votre expertise. Libre à vous d’y faire apparaître une tarification, tout dépendra de vos services et de votre stratégie marketing.

Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes vous permettant de réaliser votre site très simplement, et à moindre coûts.

Pour n’en citer que quelques-uns

Wix
Site123 (France)
Site123 (Canada)
WordPress (France)
WordPress (Canada)

Les Réseaux sociaux

Même si ce n’est pas obligatoire, il est recommandé de les utiliser pour promouvoir votre entreprise. Voici quelques idées :

  • Page Facebook
  • Posts Instagram
  • Profil LinkedIn
  • Compte twitter
  • Pinterest
  • Vlog via Youtube

Je vous recommande, aussi, de faire partie de groupes de professionnels ou forums dans votre domaine. Facebook, par exemple, en regorge. Soyez actif(ve) en répondant aux posts qui peuvent être publiés.

Votre persévérance

Mettez-vous en tête que les premières semaines, mois, années, seront dures, voir même démoralisantes. Créer un réseau de qualité prend du temps, beaucoup de temps. N’espérez pas crouler sous les offres en quelques semaines. La concurrence est rude et se faire connaître demande de la patience.

Persévérez et n’abandonnez pas !

Aimez votre projet !

Sans amour vous ne pourrez pas garder votre motivation et gravir les montagnes de défis qui peuvent se dresser sur votre chemin.

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